年關臨近，很多企業開始選擇會議酒店舉行年會，在前面的內容中為大家介紹了企業選擇會議酒店的參考標準，大家如果有需要可以翻閱瀏覽。其實對于會議酒店來說較為忙碌的時候，需要做好很多事項。下面九華山莊小編帶大家詳細了解會議酒店應如何做好會議布局及其相關工作。
一、掌握了解會議情況
1、掌握主辦會議單位的名稱、參加的人數領導人的姓名。
2、了解所用會場的類型。
3、掌握舉行會議時間、場次。
4、掌握會場布置的具體要求。
5、了解主持會議的負責人和領導的生活習俗。
二、會前準備
1、制作懸掛會標，會徽，歡迎幅或標語。
2、按要求的會場形式布設桌椅，沙發、擺放設計精美的花壇，花卉。
3、擺放茶杯、茶碟、茶葉、按主辦單位要求擺放飲料，干果，水果等。
4、擺放便筏、鉛筆（圓珠筆）。
5、檢查音響、試聽設備、燈光。
6、搞好通風換氣，保持室內空氣新鮮。
7、檢查消防器材的位置及完好程度。
8、檢查安全通道，保持舒暢。
9、清整會場衛生，保持清潔。
10、按會議人數備足開水。
三、入場迎接服務
1、在開會前20分鐘應將會議室打開，安排二名服務員站在門口迎接代表。
2、代表到達問好，并為其接拿或掛好衣帽。
3、引代表到預定的坐位上，動作要穩，保證安全。
4、代表坐定后，送上小毛巾。
5、由里外為代表沏茶。
6、人場完畢后，管好門保持環境安靜。
四、對主席臺上的代表服務
1、凡在主席臺上就坐的代表，都要為其接掛衣帽，隨其到坐位上，為其拉椅讓坐。
2、代表坐定后，即送上小毛巾，隨即為其沏茶。
3、主講人在開始講話時即為其沏茶。隨時為其沏茶。
4、在一般情況下，第一次續茶在會議開始后20分鐘左右進行，第二次起一般在30分鐘左右進行。
5、主講人每換一位，應更換茶杯（禁止接用茶杯）
6、隨時注意觀察在席臺就坐的代表的動向，隨時為其服務和解決問題。
五、開會過程中的服務標準
1、堅守崗位、維護會場安靜環境，無關人員不得入內。
2、隨時為會場出入人員開門。
3、音響、燈光等要有專人值班，不得擅離崗位，保證會議順利進行。
4、又是找人時，服務員要通過會議工作人員聯系，不能直接找或高聲呼叫。
5、與會務有關的電話，應與會議工作人員聯系接聽，不得隨意處理，防止誤事。
6、適時續水。
7、會間可視情況送小毛巾。
8、適應補送熱水瓶的開水。
9、會間如休息應先清理廢棄物。
10、隨時觀察會議室溫度及音響效果，并及時調整。
六、會議結束時的服務
1、會議結束時迅速打開會議的門，站在門口、歡迎代表，并為代表取衣帽并幫助穿戴。
2、填寫使用會場結算單，請主辦單位負責人簽字或帶至服務臺結帳。
3、征詢會議工作人員意見，問清下次使用會場的時間和要求。
4、檢查有無遺留文件物品，如有及時送還，無法送還的交會務組或保安部。
5.檢查有無損失丟失物品，如有應填報賠償單，請會務工作人員簽字結算。
七、整理清潔會場
1、先將暖水瓶集中于開水間。
2、收茶茶杯盤，送消毒間清洗消毒。
3、收文具、雜物。
4、檢查各種設備設施有無故障，如有立即填報維修單，及時修復，不能影響下次會議使用。
5、對安全設施進行仔細檢查，發現問題，立即報告。
6、環視會場整體狀態，不符合標準，不協調的地方要重新補做整理，以下次會議能上常使用為準。
7、關閉空調、窗戶、燈、門。
八、記錄填表
1、記錄使用單位名稱及人數。
2、記清使用會場的形狀及特需要求。
3、填報本次會議實際消耗的所有物品。
4、填報結算單，記清應當由會議單位支付的各項費用。
5、記清本次會議所發生處理過的事項。
6、記清與會人員的意見要求，并報告服務臺和主管領導。
以上是九華山莊小編帶您了解的會議酒店方在舉辦會議時要做好的相關事項，這樣才能給企業方留下好的印象，帶來回頭客，另一方面也保證了酒店的清潔安全。更多關于九華山莊資訊請關注我們網站繼續了解。
當前位置：